公司制度

為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，**發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由行政歸口管理。

二、收文的管理

按時(shí)間順序按時(shí)登記文件收發(fā)管理臺賬。

三、公文的簽收

1.凡來(lái)公司公啟文件（除公司領(lǐng)導訂啟的外）均由行政登記簽收 。

2.對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

3. 公文的編號保管

（1）、 行政秘書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件，公司領(lǐng)導啟封后，也應交行政人員辦理正常手續。

（2）、本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交行政秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。

4. 公文的閱批與分轉

（1）、凡正式文件均需分別由行政部門(mén)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）**閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

（2）、 一般函、電、單據等，分別由行政直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。

（3）、為加速文件運轉，行政應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，*遲不得超過(guò)2天（特殊情況例外）。

5.文件的傳閱與催辦

（1）、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

（2）、 閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件還交行政人員，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，行政人員應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

（3）、 文件閱完后，應送交行政秘書(shū)，切忌橫傳。

（4）、 行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關(guān)規定，并征得行政秘書(shū)同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。